piątek, 6 listopada 2015

Organizacja dokumentów w trzech krokach

Praca, dom, uczelnia i inne aktywności wymuszają na nas dobrą organizację swojej przestrzeni i siebie w czasie. Obecnie uważam się za osobę dobrze zorganizowaną, chociaż nie zawsze tak było... Dzisiejsza notatka będzie o ważnym dla mnie temacie, mianowicie o organizacji dokumentów. Lubię gdy wszystko ma swoje miejsce, a szczególnie jeśli mowa o świadectwach, certyfikatach i umowach.

1. Miejsce - najlepiej gdyby był to regał z poustawianymi segregatorami/teczkami, tak aby od razu móc znaleźć to czego nam potrzeba i nie mieć do tego ograniczonego dostępu. Odradzam trzymanie dokumentów np. w kartonach, to źle sprawdziło się w moim przypadku. Aby wyjąć jedno świadectwo, musiałam przewertować zawartość całego kartonu.

2. Kategorie - to indywidualna sprawa zależna od tego jaki styl życia prowadzicie i jakie ilości dokumentów macie. W moich segregatorach są następujące sekcje: Szkoła, Praca, Inne.
  • Szkoła: dyplomy, świadectwa szkolne, umowy z uczelniami, zaświadczenie o ukończonych studiach, suplement do dyplomu. 
  • Praca: umowy, zaświadczenia, badania lekarskie do umów o pracę, certyfikaty, świadectwa pracy, referencje.
  • Inne: karta rejestracyjna do numeru telefonu, akt urodzenia, dokumenty dotyczące funduszu emerytalnego, dokument dotyczący nadania numeru NIP, decyzja o zmianie pisowni imienia, PITy-11. 
  • Kopie dokumentów, zdjęcia legitymacyjne, dyplomowe, paszportowe. 

3. Skanowanie- równolegle do prowadzonego segregatora drugi "segregator" prowadzę wirtualnie :) Wszystkie dokumenty mam zawsze zeskanowane na dysku i pendrivie, który noszę zawsze przy sobie w portfelu. To bardzo przydatna metoda organizacji, która nieraz uratowała mi życie :) 
Pendrive, który wygląda jak karta bankomatowa, kupicie na Allegro. 
Np. przy podpisywaniu umowy z uczelnią wystarczyło potrzebne dokumenty wysłać elektronicznie, nie traciłam czasu na ich skanowanie, czy kopiowanie bo czekały na wysyłkę od kilku lat na dysku komputera. 
To samo tyczy się zdjęcia do legitymacji studenckiej. Pamiętam ten kiepski dzień po pracy, kiedy włosy nie leżały tak jak powinny, sińce pod oczami zajmowały pół twarzy i ciężko było ułożyć usta w uśmiech, a był to dzień w którym miałam iść do fotografa. Na szczęście w pamięci pendrive'a miałam zdjęcie które kiedyś sama sobie zrobiłam na białym tle- fotografa poprosiłam tylko o jego małą obróbkę graficzną i wywołanie w odpowiednim rozmiarze i gotowe!
Zdarzyło się Wam, że chcieliście zareklamować jakiś produkt ale nie mieliście paragonu? Byliście pewni, że jest w portfelu ale zniknął, albo teraz nie da się go odczytać, bo wyblakł? Na takie sytuacje skanowanie i przetrzymywanie ważnych plików zawsze przy sobie, także pomoże :)

Dobrze zorganizowane życie stanie się prostsze! Promise!


7 komentarzy:

  1. ja musze jakoś zaplanowac organizację dokumentów w nowym mieszkaniu ;)
    PorcelainDesire

    OdpowiedzUsuń
  2. Myślę, że segregatory + pendrive to najlepsze z możliwych wyjść. Mamy obie wersje dokumentów w razie czego i to zawsze tam, gdzie to powinno być. Ja na razie trzymam swoje dokumenty w lekkim nieładzie, ale jak tylko wynajmiemy własne mieszkanko to zabieram się za porządną organizację. :)

    Pozdrawiam i dzięki za pomysł, który pewnie wykorzystam w przyszłości :)
    www.itakowo.blogspot.com

    OdpowiedzUsuń
  3. Ja juz od dawna mam wszystko posegregowane i nie wyobrazam sobie, by bylo inaczej :)

    OdpowiedzUsuń
  4. Organizacja dokumentów jak na razie mnie nie dotyczy, ale organizacja wszystkiego innego to dla mnie spory problem ;)

    adgam.blogspot.com

    OdpowiedzUsuń
  5. http://nc8.pl/r/dGNm-Facebook-Kolor

    OdpowiedzUsuń

Dziękuję, każdy komentarz przynosi mi wiele radości :)